Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

Ahtapot EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi); kamu kurumları, belediyeler ve özel sektör kuruluşlarının hem kurum içi birimler arası yazışmalarını hem de diğer kamu kurum ve kuruluşlarıyla olan resmi evrak akışını mevzuata tam uyumlu şekilde elektronik ortama taşıyan kurumsal bir çözümdür.

TS 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetimi standardı ile Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Yönetmeliği’ne tam uyumlu olan Ahtapot EBYS, kurumlara şu temel kazanımları sağlar:

• Işık Hızında ve Güvenli Belge Dolaşımı: Fiziksel kurye, posta ve zimmet bekleme sürelerini ortadan kaldırarak evrakların birimler ve kurumlar arasında saniyeler içinde güvenle dolaşmasını sağlar.
• Kırtasiye ve Arşiv Maliyetlerinin Sıfırlanması: Kâğıt, toner, yazıcı, fiziksel postalama ve geniş arşiv depolama maliyetlerini tamamen ortadan kaldırarak çevre dostu ve tasarruflu bir iş modeli kurar.
• Standartlaştırılmış ve Sistematik Süreçler: Standart Dosya Planı (SDP) ve kurum yetki matrisine uygun olarak evrakların üretilmesini, paraflanmasını, onaylanmasını ve arşivlenmesini sağlar.
• Aranılan Belgeye Anında Erişim: Optik Karakter Tanıma (OCR) ve gelişmiş üstveri (metadata) indeksleme motoru sayesinde milyonlarca sayfalık arşivler arasından aranılan evraka saniyeler içinde erişim imkânı sunar.
• Hassas Gizlilik ve Yetkilendirme: Belgelerin gizlilik derecelerine (Hizmete Özel, Gizli, Çok Gizli vb.) göre dinamik erişim kısıtlamaları uygulanır; her evrak hareketinin zaman damgalı log kaydı (audit trail) tutulur.
• 5070 Sayılı Kanun Uyumlu E-İmza ve Mobil İmza: Islak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahip e-İmza ve mobil imza entegrasyonu ile evrak onay süreçleri mekândan bağımsız mobil cihazlar üzerinden tamamlanır.
• KEP ve KPS/EYS Entegrasyonu: Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ve e-Yazışma Paketi (EYP) entegrasyonu ile kurumlar arası resmi evrak iletişimi standart protokollerle yürütülür.